年賀状をメールで送るべきかハガキで出すべきか悩む方は多いはず。本記事では年賀メールにスポットを当てて、年賀状をメールで送ることの是非や、年賀状をメールで送る際の注意点・ビジネスマナーについて例文付きで解説します。
目次
新年の挨拶はメールで行ってもいい？
新年の挨拶はハガキの年賀状で行うのが通例ですが、メールで行っても差支えはありません。その理由は年賀状の目的が、新年の挨拶とともに昨年の感謝を伝えることにあり、必ずしもハガキという形にとらわれなくてもよいため。
実際、新年の挨拶をメールで行う人や企業は増加傾向にあり、中には経費削減などの理由から、年賀状の使用を廃止している企業も出てきています。
このように、新年の挨拶をメールで行うことは社会に浸透しつつあるため、礼儀やマナーが正しく守られていれば、年賀状をメールで送っても特に問題はないと言えます。
年賀状をメールで送る人・企業が増えた理由
前述の通り、年賀状をメールで送る人や企業は年々増えていますが、それにはいくつかの理由が存在します。
そこで本章では、年賀状をメールで送る人や企業が増えた理由について解説します。
具体的には、以下の3つの理由が存在します。
| ・ペーパーレス化の一貫 ・メール、SNSの普及による簡略化 ・住所を知らなくても送れる |
ペーパーレス化の一貫
近年は企業を中心に、コスト削減や環境対応への意識が高まっている時代です。加えて、ここ数年はテレワークなどの導入に伴って、ペーパーレス化が急速に推進されており、年賀状のメッセージをメールに切り替える人や企業は増えています。
メール、SNSの普及による簡略化
ハガキの年賀状は、ハガキ代や印刷代などのコストだけでなく、宛先の記入や投函の手間もかかります。一方で、メールやSNSであれば比較的に手間暇がかからないため、気軽に新年の挨拶ができます。昨今はメールやSNSが浸透しているため、メールやＳＮＳで新年のメッセージを送るのは自然の流れとも言えるでしょう。
住所を知らなくても送れる
ハガキは相手の住所を知らないと送れませんが、メールであればメールアドレスを知っていれば送ることが可能であることも特長です。昨今は個人情報保護の意識も高くなっており、気軽に住所を聞けない風潮から年賀状をメールで送る人や企業が増えています。
送り先によっては年賀状を送ると印象がよい
年賀状をメールで送る人や企業は増加傾向にあるものの、相手によっては手間暇のかかる年賀状を送ることによって、思いが伝わり印象がよくなります。
具体的には、
| ・ かつての恩師やお世話になっている上司 ・ 毎年ハガキで年賀状を出している相手 ・ 中々連絡が取れていなかった大切な人 |
などに送るケースです。
普段メールやSNSでのやりとりに慣れている時代だからこそ、紙の年賀状を受けた際の嬉しさを感じやすいでしょう。また、例年ハガキで年賀状を出している方は、ハガキのよさを感じていると考えられるためハガキで年賀状を送った方が無難です。相手を思って年賀状を送りましょう。
年賀メールにおけるビジネスマナー
| ・件名の書き方 ・本文の書き方 ・送信の仕方 |
年賀メールは年賀状であると同時にメールでもあるため、年賀状とメールの両方のマナーに気を付ける必要があります。
そこで上記３つの観点から年賀メールを送る際に注意すべきビジネスマナーをご紹介します。
件名の書き方
件名については、一般のメールと区別するために、必ず年賀メールであることを簡潔に記載しましょう。また、どこから届いたものか一目でわかるよう、社名や氏名もあわせて記載しましょう。
| 【件名の例】 「新年のご挨拶(社名＋氏名)」 |
本文の書き方
メールであっても年賀状に変わりはないので、ハガキの年賀状で書く際と同様のマナーや注意点に気を付けます。初めてメールで年賀状を送る場合には、メールである理由を記載すると、誠実性が伝わるでしょう。
なお、年賀状画像を入れるケースでは、ファイルで添付するのではなく本文の中に挿入すると相手にダウンロードの手間がかからずよいでしょう。
以下で年賀メールのテンプレートを記載しておきますので、参考にしてみてください。
【テンプレート】
| 件名 新年のご挨拶 （株式会社〇〇北村 太郎より） |
| 本文 |
| 株式会社〇〇商事 営業部 □□ □□様 謹んで新春の寿ぎを申し上げます ～本文～ 弊社は、環境対策の取り組みとして年賀状送付ではなく、メールを持ちましてご挨拶させていただきます。何卒ご容赦ください。 以上、誠に恐縮ではございますが、年始の挨拶とさせていただきます。 |
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送信の方法
年賀メールを送る際は、一斉送信は避けましょう。なぜなら、一斉送信では受け取った側も「手抜きをされた」と不快な思いをさせる可能性がある上に、情報漏洩の恐れもあるからです。手間がかかっても、個別送信を行いましょう。
やむを得ず一斉送信を使う場合には、送信エラーにご注意ください。一斉送信は宛先数が多すぎると、一部の相手に届かないケースもあるため、必ず送信結果は確認しましょう。
なお、個別に送信する場合には、コピーを利用しても問題ありませんが、その際はハガキと同様、相手に宛てた一言を添えた方が喜ばれます。
大切な人にはハガキの年賀状で感謝の気持ちを
年賀メールはデジタル化の普及に伴い、今後も広がっていくことが予測されます。しかしながら、直筆で書かれた年賀状には、独特のぬくもりがあります。ハガキで年賀状を送るのは手間がかかりますが、それだけに受け取った側からも喜ばれるでしょう。
年賀状は新年の挨拶だけでなく、日頃の感謝を伝えるいい機会です。大切な人には、ぜひハガキの年賀状で感謝を伝えてみましょう。
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